Nicht nur im eigenen Zuhause und im Arbeitszimmer ist Ordnung ein wichtiges Thema. Auch auf Laptops und Handys sollten Sie die Ordnung nicht aus den Augen verlieren. Digitale Anwendungen nutzen wir inzwischen ständig. Daten sammeln sich schnell an und verbrauchen Ressourcen. Denn: Das Suchen nach Dateien kostet Zeit und Geld. Es ist an der Zeit für elektronische Ordnung. Wie Sie diese in Ihr E-Mail-System bringen, das verrate ich Ihnen in den folgenden Zeilen.

Gleich zu Beginn möchte ich Ihnen einen der wichtigsten Tipps mitgeben: Ihr Posteingang ist kein Archiv! Auch, wenn die internen Suchmaschinen gut sind, sollten Sie diese keinesfalls ausnutzen und so den Überblick verlieren. Ihre Inbox sollte abends möglichst leer sein, denn das gibt Ihnen den totalen Überblick über offene To-Do's. Nur die E-Mails, bei denen noch eine Aufgabe offen ist, darf im Posteingang bleiben. E-Mails, bei denen Sie noch etwas nachverfolgen müssen, können Sie entsprechend markieren, um es nicht zu vergessen.

Nutzen Sie Programme wie Thunderbird oder Outlook, denn diese bieten gute Möglichkeiten, Ordnung in die Mails zu bringen. Sie haben super Funktionen und Sie können beispielsweise Ordner nutzen, um für mehr Struktur zu sorgen. Erstellen Sie einen Ordnerbaum - gerne auch analog. Als Faustregel gilt: Circa zehn Hauptordner und maximal so viele Unterordner verwenden.

Neben Strukturen sollten Sie außerdem darauf achten, dass Ihr Posteingang gar nicht erst zugemüllt wird. Überprüfen Sie, ob Sie bestellte Newsletter wirklich lesen und bestellen Sie diese gegebenenfalls ab. Das können Sie ganz einfach machen, indem Sie bis an das Ende einer E-Mail scrollen. Dort finden Sie einen Link, um den Newsletter abzubestellen. Achtung: Oftmals sind diese Hinweise ganz klein gedruckt oder im Text versteckt, also genau hinschauen!

Nutzen Sie zudem Regelassistenten, sodass Mails automatisch verschoben oder zugewiesen werden. Möchten Sie beispielsweise eine Mail von einer bestimmten Mailingliste später lesen, wenn Sie Zeit dafür haben, können Sie diese ganz einfach automatisch in einen Unterordner verschieben lassen. Um eine solche Regel in Outlook einzustellen, machen Sie auf eine vorhandene Mail einen Rechtsklick, wählen Sie "Regeln" aus und anschließend "Regel erstellen". Dort entscheiden Sie sich für eine Bedingung und was mit der E-Mail geschehen soll, z.B. diese in einen Unterordner verschieben lassen. Gleiches können Sie auch über andere Mailprogramme einstellen. Eine Anleitung für Thunderbird finden Sie hier.

Für verschiedene Bedarfe ist es empfehlenswert, mehrere E-Mail-Adressen zu verwenden, z.B. für privat, beruflich, Mailinglisten, Verein, etc. Diese können Sie dann in einem Mailprogramm zusammenführen, um alles im Blick zu haben.

Löschen Sie regelmäßig Ihre Mails! So können Sie den Server und die Festplatte entlasten, denn zusätzlicher Speicherplatz kostet oft Geld.

Schreiben Sie viel mit mehreren Personen in einem E-Mail-Verlauf, lohnt es sich Regeln für "cc" zu erstellen. So können Sie den E-Mail-Eingang möglichst für alle im Team entlasten. Fragen Sie sich: Muss wirklich jeder in "cc" sein?

Die vorhandenen E-Mail sollten regelmäßig in einer Cloud oder auf einer externen Festplatte gespeichert werden. Diese Sicherungen sollten mindestens einmal im Monat vorgenommen werden, besser noch öfter. Genaue Anleitungen, wie Sie das für Ihr jeweiliges Mailprogramm machen können, finden Sie im Internet.

Sie wünschen sich Unterstützung bei Ihrer digitalen Ordnung? Dann kontaktieren Sie mich jetzt! Ich freue mich, Sie durch den E-Mail-Dschungel hin zur perfekten Ordnungsroutine zu begleiten.

Ihre Corinna Rose