Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Es ist Montagmorgen. Nach einem wunderbar entspannten Wochenende kommen Sie ins Büro. Bislang ist Ihre Laune gut, Sie freuen sich, Ihre Kollegen zu sehen und blicken der Woche optimistisch entgegen. Doch dann erhaschen Sie einen ersten Blick auf Ihren Schreibtisch und das Chaos hat Sie wieder fest im Griff. Ihr Schreibtisch quillt vor Unterlagen über - von Ihrem Postfach ganz abgesehen. Auch die Blumen auf der Fensterbank erinnern mehr an ein Trauerspiel, weil Sie sie wieder vergessen haben zu gießen vor dem Wochenende. Da klingelt auch schon das Telefon. Wie Sie sich in diesem Moment fühlen, dürfte wohl klar sein. Ihr Energielevel ist am unteren Ende angelangt. Am liebsten wollen Sie rückwärts wieder zur Tür hinaus und nachhause gehen. Sie fühlen sich vollkommen überfordert - dabei hat die Woche doch gerade erst begonnen.

Wie kommen Sie aus solchen Situation wieder heraus und am besten gar nicht mehr hinein? Genau das verrate ich Ihnen in diesem Blogartikel.

Sicher haben Sie bereits davon gehört, dass es unter uns Menschen zwei Energietypen gibt: Die Eulen und die Lerchen. Diese Einteilung hat mit dem Biorhythmus zu tun und gibt Aufschluss darüber, wann die beste Arbeitszeit am Tag für die jeweiligen Menschen ist. Denn: Zu diesen Zeit ist man am konzentriertesten.

Die Lerche: Sie ist der typische Frühaufsteher. Hier gilt: Der frühe Vogel fängt den Wurm, denn Lerchen lieben es, morgens früh ihre Energie einzusetzen. Dafür sind sie ab nachmittags oft müde und arbeiten kaum länger als bis 18 Uhr.

Die Eule: Der Langschläfer unter den Energietypen beginnt mit herausfordernden Aufgaben frühestens um 10 Uhr. Dafür können sie zwischen 18 und 23 Uhr hervorragend Probleme lösen und sich in dieser Zeit sehr gut konzentrieren.

Wichtig hierbei ist, dass dieses Modell nur eine grobe Richtung vorgibt. Jeder Mensch ist anders! Aus diesem Grund sollten Sie Ihre individuellen Energie-Hochs und -Tiefs identifizieren und Ihren Tag hiernach ausrichten.

Vielleicht scheint es Ihnen gerade unmöglich, nach Ihrem Energietyp zu leben. Wie sollen Sie Ihrem Chef erklären, dass Sie jetzt morgens um fünf Uhr anfangen zu arbeiten oder erst um 14 Uhr erscheinen? Doch immer mehr Unternehmen gehen auf die individuellen Bedürfnisse und Stärken ihrer Mitarbeiter ein. Denn: Sie wissen, welch enorme Steigerung der Produktivität damit einher gehen kann. Hinterfragen Sie alte Regeln und denken Sie Arbeitszeiten neu. Es lohnt sich!

Ich selbst sitze zum Beispiel ab 22 Uhr sehr gerne nochmal am Schreibtisch, denn zu diesem Zeitpunkt habe ich mein Energie-Hoch. Inzwischen plane ich meine Arbeitstage danach, was dank der Selbstständigkeit möglich ist. Morgens um sieben Uhr dagegen bin ich kaum ansprechbar. 😉

Wichtig ist zudem, dass Sie unabhängig von Ihren Energietyp ausreichend Pausen einplanen. In dieser Zeit geben Sie Ihrem Körper und Geist die Möglichkeit, neue Energie zu tanken und sich so auf die nachfolgende Aufgabe zu fokussieren. Spätestens nach 30 Minuten sollten Sie kurz aufstehen oder einen Schluck Wasser trinken. Sie können auch Ihren Augen eine kurze Pause können und beispielsweise Augen Yoga machen, was hervorragend gegen trockene Bildschirmaugen hilft und Nackenschmerzen vorbeugt.

Multitasking ist die Zukunft der Arbeit? Dass dies nicht der Fall ist, haben inzwischen zahlreiche Studien belegt. Mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen sorgt dafür, dass wir abgelenkt sind, unkonzentriert und schließlich doppelt so lange, wenn nicht sogar länger, für die Aufgaben benötigen. Daher gilt: Eins nach dem anderen! Nehmen Sie sich Ihre To-Do's nacheinander vor. Fokussieren Sie sich nur auf diese eine Aufgabe und schalten Sie - so gut es geht - alle Störquellen in dieser Zeit aus.

Indem Sie klar priorisieren, Dinge Step-by-Step erledigen und Ablenkungen vermeiden, werden Sie nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern sich auch gut fühlen. Der Grund: Menschen erleben eine Hormonausschüttung, wenn sie Aufgaben erledigt haben und diese auf der To-Do-Liste abhaken können. Dann kann die nächste Pause kommen!

Was wir bei der Meditation lernen, lässt sich ebenso auf die Arbeit übertragen: Im Hier und Jetzt zu bleiben. Ein Faktor, der hierbei entscheidend ist, wurde bereits erwähnt: Störquellen vermeiden. Doch auch unseren Geist müssen wir lernen zu fokussieren, um die Ablenkungen unserer Gedanken zu minimieren.

Was hierbei äußerst hilfreich ist, ist sich der eigenen Energiephasen bewusst zu sein. Sind Sie beispielsweise kurz nach der Mittagspause müde und erschöpft, macht es wenig Sinn, jetzt schwierige Aufgaben zu erledigen, denn Ihre Gedanken werden immer wieder abschweifen. Stattdessen sollten Sie diese To-Do's in die Zeiten legen, in denen Sie Ihr Energie-Hoch haben.

Zeitfenster sind eine wunderbare Möglichkeit, mehr Struktur in Ihren Arbeitstag zu bringen. Um am Ende des Tages den To-Do's nicht immer wieder hinterher zu rennen, lohnt es sich, von Anfang an Zeitslots für die Aufgaben in Ihrem Kalender einzuplanen. So wissen Sie genau, wann Sie was erledigen, ohne in Zeitnot zu geraten.

Idealerweise planen Sie Ihre Aufgabenfenster natürlich mit Blick auf Ihren Biorhythmus, um so Ihre Energie optimal einzusetzen. Vergessen Sie dabei nicht, Pausen einzuplanen! Auch diese sollten in Ihrem Kalender einen festen Platz finden und können beispielsweise als wiederkehrendes Ereignis im digitalen Kalender eingestellt werden.

Wem es schwer fällt, die Aufgaben konzentriert in den Zeitfenstern zu erledigen, dem können Methoden wie die Pomodoro-Technik helfen. Hierbei arbeiten Sie 25 Minuten fokussiert an einer Aufgabe und machen anschließend fünf Minuten Pause, bevor das nächste Intervall beginnt. Nach mehreren Intervallen steht dann eine längere Pause an. Hierfür gibt es inzwischen diverse Apps, die gleichzeitig auch die Handynutzung während der Fokusphasen einschränkt.

Fazit:

1. Kennen Sie Ihre Energiekurve, um das Beste aus dem Tag rauszuholen.

2. Organisieren Sie sich in kleinen Einheiten und strukturieren Sie Ihre Aufgaben mit Zeitfenstern.

3. Haben Sie Geduld mit sich selbst: Neue Routinen brauchen Zeit.

4. Zeitfresser ausschalten hilft, Aufgaben fokussiert zu erledigen, damit am Ende auch der Feierabend nicht zu kurz kommt. (Dazu erwarten Sie weitere Informationen im Artikel Selbstorganisation - Teil 2!)

Und jetzt: Viel Spaß beim Priorisieren und Fokussieren! Setzen Sie Ihre Energie richtig ein und verzichten Sie in Zukunft auf das Chaos am Montagmorgen.

Ihre Corinna Rose