Selbstorganisation - Tipps für den Alltag

Im ersten Teil dieser kleinen Selbstorganisationsreihe habe ich Ihnen das Prinzip der Energiekurve sowie die Lerchen und Eulen vorgestellt. Sie haben gelernt, dass Multitasking nicht funktioniert und warum es sich lohnt, sich in Achtsamkeit zu üben. Im zweiten Teil habe ich 4 Tipps für einen stressfreien und fokussierten Alltag für Sie. Legen wir los!

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

Zeitfresser im Tag aufdecken

Ein häufiges Problem beim Thema Selbstmanagement: Zeitfresser! Oft sind sie uns nicht bewusst und doch rauben sie so viel der wertvollen Zeit. Daher sollten Sie sich unbedingt bewusst machen:

  1. Was sind meine Zeitfresser?

  2. Warum sind sie Zeitfresser für mich?

  3. Was kann ich machen, um diese auszuschalten (z.B. genauere Informationen am Anfang eines Projektes einholen; weniger, aber effektivere Telefonate führen; auf Plaudern in der Teeküche öfter mal verzichten; etc.)?

Die verschiedensten Aufgaben können sich zum Zeitfresser entwickeln. Schauen Sie genau hin, auch wenn es manchmal weh tut und vermeintlich erst einmal mehr Zeit in Anspruch nimmt. Doch auf lange Sicht wird es sich lohnen. Sind Sie Ihren Zeitfressern auf die Schliche gekommen, ist es außerdem hilfreich, sich die Frage zu stellen: Ist diese Aufgabe überhaupt notwendig? Sortieren Sie radikal aus!

Schriftlich oder elektronisch planen

Planung, Planung, Planung ist das A und O eines gelungenen Zeitmanagements. Aus diesem Grund sollten Sie Zeitfenster wirklich planen - nicht nur im Kopf! Legen sie sich ein Zeittagebuch an. Damit setzen Sie automatisch Limits für Ihre Aufgaben. Am Ende eines Tages machen Sie dann einen Rückblick und ziehen Resümee:

  1. Hat die eingeplante Zeit gereicht?

  2. Für was muss ich gegebenenfalls mehr Zeit einplanen?

  3. Wo kann ich kürzen?

Vermeiden Sie unnötigen Druck durch zu enge Zeitfenster, doch verschwende Sie auch keine wertvolle Zeit, indem Sie sich zu lange mit einer Aufgabe aufhalten.

Meilensteine planen und zelebrieren

Tipp Nummer 3 lautet: Meilensteine setzen. Machen Sie sich einen Meilensteinplan und halten Sie Ihren Fokus darauf. Alle To-Do's werden von den Meilensteinen abgeleitet und Woche für Woche priorisiert. Ganz wichtig: Meilensteine dürfen gefeiert und wahrgenommen werden! Oft denken wir, wir hätten in einer Woche wieder nichts geschafft. Daher ist es wichtig, sich immer wieder bewusst zu machen, was man schon geschafft hat von einem großen Projekt. Das hilft Ihnen dabei, durchzuhalten und dranzubleiben. Sie dürfen sich ruhig mal auf die Schulter klopfen 😉

Entscheidungen vereinfachen

Wir alle kennen es: Im Supermarkt gibt es so viele verschiedene Joghurtsorten zur Auswahl. Wünschen Sie sich nicht auch manchmal, es gäbe nur zwei Erdbeerjoghurts, zwischen denen Sie sich entscheiden müssten? Ich wurde tatsächlich am Erdbeerstand letzte Woche gefragt, welche Erdbeerschale ich denn genau haben wolle! Solche Mikroentscheidungen üben in der Masse einen ungemeinen Stress auf uns aus, da unser Gehirn jedes Mal neu wählen und Energie aufwenden muss.

Wir wünschen uns Auswahl, doch zu viele Optionen sind oft nicht hilfreich. Weniger Auswahl hilft uns Entscheidungen effizient zu treffen. Grenzen Sie daher Ihre Optionen ein. Delegieren Sie Entscheidungen, die Sie nicht unbedingt selbst treffen müssen. Ansonsten legen Sie klare Entscheidungskriterien fest, zum Beispiels was den Preis, die Verfügbarkeit oder die Nachhaltigkeit angeht.

Zudem lohnt es sich, so viel wie möglich zu automatisieren: Sie benötigen alle vier Wochen Katzenstreu? Dann richten Sie ein Abo ein, sodass Sie die Bestellung nicht immer wieder neu aufgeben müssen. In diese Kategorie fallen auch Daueraufträge für Steuerzahlungen und Ähnliches. Lassen Sie Maschinen und Computer erledigen, was Sse einfach erledigen können - Ihr Gehirn wird es Ihnen danken!

"Erledigt ist besser als perfekt"

Zu guter Letzt gilt: Verzichten Sie auf Perfektionismus. Vielleicht kennen Sie das Pareto-Prinzip, auch bekannt unter der 80/20-Regel. Hier bringt Ihnen 20 Prozent Ihres Einsatzes 80 Prozent des Outputs. Allerdings brauchen Sie für die restlichen 20 Prozent 80 Prozent Ihrer Arbeit. Das bedeutet: Erledigt ist besser als perfekt! Sicher gibt es die ein oder andere Aufgabe, bei der Genauigkeit von großer Bedeutung ist. Doch übertreiben Sie es nicht und investieren Sie Ihre Zeit und Energie in die Erledigung weiterer Aufgaben.

Sie sehen: Selbstorganisation konsequent angewandt, kann einen wirklich positiven Einfluss auf Ihre (Lebens-)Zeit haben. Probieren Sie es aus, optimieren Sie und vor allem: Haben Sie Spaß auf dem Weg zu mehr Zeit!

Ihre Corinna Rose

Corinna Rose - Ordnungscoach 
Berlin / Brandenburg / Deutschland
Tel.: 0176 20190297
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